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Optimiser votre processus de recherche grâce à Evidence.com

Publié le 10

Retrouver des preuves ne devrait pas être plus difficile que de les recueillir.

Chaque semaine, les administrations en charge de l’application de la loi peuvent recueillir des centaines d’heures de séquences vidéo, des milliers d’images numériques et de nombreuses heures d’enregistrement audio numérique. Passer au crible autant d’informations pour mettre le doigt sur un élément essentiel peut prendre des heures avec les méthodes traditionnelles.

Selon nous, vous ne devriez pas avoir à passer du temps pour remettre la main sur d’importantes preuves. Avec Evidence.com, pas de temps perdu. Notre système avancé de stockage numérique des preuves rend la recherche aussi simple qu’une recherche sur Internet.

Marquage des informations version 21e siècle

Il n’y a pas si longtemps, étiqueter un DVD ou une carte SD avec un code-barres ou un numéro de dossier avant de l’entreposer dans les étagères d’archives de votre organisation était le seul moyen de stocker des vidéos numériques. Pour examiner cette vidéo, vous deviez d’abord retrouver le support de stockage, puis passer au crible les heures d’enregistrement contenues.

Avec Evidence.com, vous pouvez télécharger tous vos fichiers numériques dans un seul lieu sécurisé et étiqueter chaque fichier de multiples identifiants pour le rechercher et le retrouver facilement. Les fichiers vidéo peuvent être assortis d’annotations importantes. Les photos peuvent être étiquetées au moyen de leurs coordonnées GPS. Si vous recherchez les preuves concernant une affaire spécifique, vous pouvez affiner votre recherche en utilisant le numéro de l’affaire et la géolocalisation. Votre recherche peut ainsi en quelques secondes passer de milliers de fichiers concernés à seulement quelques dizaines.

Toutes vos preuves rassemblées grâce à une recherche unique

La plupart des enquêtes actuelles incluent différentes formes de données numériques, telles que les photos, les vidéos et les enregistrements audio. Et chacune de ces catégories peut inclure des fichiers provenant de sources multiples : enregistrement vidéo provenant d’un smartphone, d’une caméra-piéton ou de la caméra embarquée du véhicule d’un agent. La gestion de toutes ces sources augmente le temps nécessaire au passage en revue de tous les fichiers concernés et le risque d’omission d’une preuve importante.

Avec Evidence.com, vous pouvez gérer tous les types de données numériques depuis un endroit unique, indépendamment du type de fichiers ou de leur origine. Il suffit d’une recherche rapide pour monter un dossier numérique complet. Si vous désirez vous concentrer sur un type de preuves spécifique ou resserrer votre recherche d’une quelconque manière, Evidence.com inclut également une fonctionnalité de recherche avancée pour cibler des données très spécifiques telles que le type de fichier, le statut, la date de création et plus encore.

Automatiser votre processus de conservation

Même la meilleure recherche du monde ne changera pas le fait que trop de données restent toujours trop de données. Si la taille de leurs sacs limitait autrefois la quantité de pellicules transportées par vos agents, une carte SD à grande capacité leur permet désormais de capturer des milliers d’images pour une seule et même scène de crime. Leurs chances de mettre la main sur la preuve dont ils ont besoin ont augmenté de façon exponentielle, mais il faut bien admettre que la plupart de ces photos supplémentaires ne leur serviront jamais.

Evidence.com facilite la mise en place de politiques de conservation automatique des données qui peuvent s’intégrer au système de répartition assistée par ordinateur/de gestion documentaire de votre service. Parce que chaque type de preuve possède un délai de conservation différent, Evidence.com vous permet de créer une multiplicité de profils de conservation afin de pouvoir supprimer de vieilles photos de la circulation sans risquer de compromettre les fichiers d’affaires délicates.

Bien évidemment, même des fichiers apparemment anodins peuvent s’avérer utiles, c’est pourquoi Evidence.com multiplie les vérifications de système vous permettant de contrôler les fichiers avant leur suppression. En tant qu’administrateur du système, vous pouvez contrôler le processus de validation des suppressions et recevoir des e-mails de notification avant toute suppression. Et dans l’hypothèse où vous seriez passé(e) à côté de quelque chose, il est encore temps de récupérer ce qui vous intéresse. Evidence.com propose un « délai de rétractation » de sept jours au cours duquel vous pouvez restaurer les fichiers de preuves qui ont été supprimés par erreur.

Conçu dans un souci de sécurité

Sécurité et responsabilité sont les deux maîtres-mots d’Evidence.com. Notre système crée des journaux d’audit inaltérables de votre compte, que personne au sein de votre administration ne peut modifier, pas même l’administrateur du compte. Ces journaux d’audit vous permettent d’établir la chaîne de responsabilité de chaque fichier de preuves, de voir qui y a accédé et quand et d’analyser les actions entreprises par les utilisateurs de votre organisation.

Vos agents travaillent dur pour réunir toutes les preuves nécessaires pour monter un dossier. Ils ne devraient pas avoir à dépenser encore de l’énergie pour retrouver ces preuves. Evidence.com simplifie le processus de recherche et de gestion des fichiers numériques de votre organisation afin que vos agents puissent consacrer leur temps à monter leur dossier et non à retrouver les preuves.